Los ‘papeles’ que hay que cuidar…

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Historia del país se pierde entre miles de papeles

Leonardo Cereser

Prensa Libre, 9 de agosto de 2009

Con la Ley de Acceso a la Información Pública, la cosa está cambiando, debido a la obligatoriedad de digitalizar parte de esa información; sin embargo, la falta de presupuesto y las lagunas legales que existen llevan este proceso a paso de tortuga.

Lizbeth Barrientos, archivista y presidenta del programa Memoria del Mundo, de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco), asegura que el 70 por ciento de los archivos del país están abandonados y el 30 por ciento han sido saqueados o destruidos.

Los que están mejor resguardados son los que se encuentran en el Archivo Nacional de Centro América, los de la Iglesia Católica y el de la Municipalidad de Antigua Guatemala, por mencionar algunos ejemplos. Entre los ministerios, los que se llevan el premio en conservación son los de Economía y el de Finanzas; el resto presentan grandes deficiencias.

Barrientos explicó que existen dos tipos de documentos en el sector público: los históricos y los administrativos. Los primeros tienen un valor incalculable porque ya forman parte de la historia del país; los administrativos son de reciente creación (menos de 50 años), y si bien con el pasar de los años serán parte del patrimonio, muchas veces son destruidos, con el objetivo de borrar evidencias de administraciones fraudulentas.

En ambos casos la conservación de estos documentos no es la prioridad de las instituciones, ya que, aunque la entrada en vigor de la Ley de Acceso a la Información Pública forzó a muchas de ellas a poner al día los datos para cumplir con la normativa, muchos de los archivos se siguen destruyendo o permanecen abandonados en cuartos oscuros y húmedos.

Claudia Ordóñez de la Asociación de Archivistas de Guatemala (Argua), dijo que “la entrada en vigor de la Ley aceleró la recuperación de archivos que estaban olvidados, pero aún falta mucho por hacer, porque son millones de folios para poner al servicio del público”.

Ordóñez denunció que muchos de los documentos históricos han ido a parar a colecciones privadas, ya que han sido vendidos por saqueadores.

Uno de estos archivos, de valor patrimonial, es el que se encuentra en el Ministerio de Gobernación, el cual está en peligro debido a la humedad y la falta de fondos para un programa de recuperación.

En este sitio fueron localizados documentos que registran cómo se repartieron las tierras en Guatemala, después de la Conquista, y la fundación de poblaciones en todo el país, entre ellos, los de Mixco, o los de un aventurero español que en 1654 recibió más de tres mil caballerías en Totonicapán, para repartir.

Estos documentos han estado abandonados durante años, y no fue sino hasta hace unos meses que fueron asignadas estanterías nuevas para acomodarlos, y un escáner para digitalizarlos.

Otra de las instituciones que han mostrado interés por poner al día sus archivos es la Contraloría General de Cuentas (CGC), y aunque su papelería administrativa permanece en paquetes amontonados, el contralor ya ha dado órdenes de que se ordenen y digitalicen.

Evidencias de gestiones

Los archivistas consultados aseguran que una práctica muy común es la destrucción de los documentos administrativos, en especial en las comunas. Muchos funcionarios destruyen los archivos cuando terminan su gestión.

Renato Durán, director de Migración, informó que los documentos de esa institución, que son importantes para obtener residencias para extranjeros y otras informaciones de control migratorio, se encontraban abandonados, y que fue con la entrada en vigor de la Ley de Acceso a la Información Pública que se empezaron a ordenar.

“Tenemos en orden los expedientes generados en esta gestión, pero encontramos un archivo abandonado y desordenado que no permite chequear documentos pasados”, explica Durán.

Problemáticas como esta han ocasionado que incluso algunas instituciones dupliquen expedientes, debido a la imposibilidad de encontrar los originales.

Largo camino por recorrer

A pesar de los esfuerzos, es mucho lo que falta por hacer; por ejemplo, no existe en el país un inventario de archivos, por lo que se desconoce cuánto son, qué contienen, dónde están y quiénes son los encargados de su custodia.

La Universidad de San Carlos prepara propuestas de ley para que se realice un diagnóstico nacional que cuente y refleje la situación de cada archivo, no solo de instituciones del Ejecutivo, sino de municipalidades y de entidades autónomas.

También pretende normar que sea un comité conformado por archivistas y abogados el que autorice la destrucción de papelería, debido a que ha habido funcionarios que ordenan destruir documentos, basados en dudosos argumentos.

Uno de estos casos consta en uno de los libros de actas de la CGC, donde en el 2001 se recibió la orden de clasificar y destruir 87 toneladas de papel del archivo sin haber evaluado el contenido documental.

Además, la normativa pretende establecer cuánto tiempo debe guardarse un documento, antes de ser desechado.

De acuerdo con los archivistas, lo más importante es que se apruebe una ley de conservación de documentos históricos y administrativos, la cual discuten con el vicepresidente de la República, Rafael Espada, quien esta semana afirmó que antes de haber aprobado la Ley de Acceso a la Información Pública se debió haber emitido una normativa que exigiera la digitalización de los documentos, ya que mucha información de esa aún no está a disposición.

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