El proyecto Censo-Guía de Archivos Nicaragüenses

El proyecto Censo-Guía de Archivos Nicaragüenses

Ligia Madrigal Mendieta

El Nuevo Diario, 11 de septiembre de 2010

La realización del Censo-Guía de Archivos Nicaragüenses ha permitido la preparación de un inventario de fondos documentales existentes en archivos nicaragüenses, acompañado de información relacionada al quehacer de las instituciones que los han producido y al estado de sus depósitos. Su elaboración ha tenido un doble carácter funcional: es un instrumento enfocado a la defensa del patrimonio documental y, a su vez, una herramienta de difusión básica para el conocimiento de los archivos.

Su elaboración en nuestro país ha trascendido sus objetivos iniciales, permitiendo la continuidad de un trabajo conjunto entre la asociación ejecutora y las instituciones que han formado parte de este proyecto a lo largo de sus distintas fases. La IX fase (noviembre, 2009/agosto 2010) ha derivado en una mayor conciencia acerca de la preservación de la memoria documental existente y en la puesta en práctica de acciones relevantes encaminadas a mejorar la organización y condiciones físicas de los depósitos.

Esta valoración tiene como interés básico brindar una panorámica del accionar de este proyecto, sus resultados y contribuciones al desarrollo de los archivos nicaragüenses; e incentivar el valor de la protección de nuestro patrimonio documental, concentrado en los archivos públicos y privados.

¿Qué es el Censo-Guía de Archivos?

Los censos de archivos son considerados como instrumentos auxiliares de descripción con características especiales. Poseen dos elementos importantes para la Archivística: permiten obtener información sobre el estado general de la situación de los Centros de Archivo en un área geográfica concreta; y en segundo lugar comunica a los investigadores o personas interesadas sobre los fondos, secciones y series documentales que conserva el Centro, de manera panorámica.

Sus antecedentes

Los estatutos de la Academia de Geografía e Historia de Nicaragua (AGHN), en su reforma parcial, publicados en la Gaceta Diario Oficial del 1 de octubre de 2003, reafirman el compromiso institucional de rescate y protección de “documentos relacionados con la historia nacional”.

Hasta la fecha, se han realizado acciones concretas -fundamentalmente con la cooperación de instituciones internacionales preocupadas por los archivos- destacándose el apoyo del Ministerio de Cultura de España, a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, quien durante el período 2000-2010, ha contribuido al desarrollo de nueve fases del proyecto que nos ocupa, mediante la firma de Acuerdos de Cooperación Científica.

Durante este período se han visitado 51 instituciones públicas y privadas, de diversos sectores; para igual número de registros documentales.

La novena fase

La culminación de la novena fase de ese proyecto reafirma el compromiso de trabajo que la Academia de Geografía e Historia de Nicaragua, tiene con la memoria documental en este país. Su ejecución, ha permitido estrechar relaciones y unir esfuerzos en función de la preservación de nuestros archivos, encontrando en los centros y organizaciones participantes, un verdadero ambiente de colaboración, entusiasmo y confianza; permitiendo realizar la descripción de sus principales Fondos y Secciones documentales, que luego son difundidos a través de la página web del Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica (www.censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm).

Agradecemos la colaboración de las siguientes instituciones nicaragüenses que hicieron posible esta nueva fase, a saber: Archivo Histórico Arquidiocesano de Managua, Registro de la Propiedad Inmueble y Mercantil de Rivas, Ministerio del Ambiente y los Recursos Naturales (MARENA), Centro Nicaragüense de Derechos Humanos (CENIDH), Ministerio de Fomento, Industria y Comercio (MIFIC) y Colegio Bautista de Managua; a todas aquellas organizaciones y Alcaldías censadas en fases previas, que a partir de entonces han mantenido una estrecha relación con la Academia de Geografía e Historia de Nicaragua logrando unir esfuerzos en función de la protección documental y al equipo técnico que apoya el trabajo en los archivos.

Alcances del Censo-Guía de Archivos

Uno de los logros relevantes en la ejecución de este proyecto –en sus distintas fases- sigue siendo la difusión de unidades archivísticas al servicio de estudiantes, investigadores y personas interesadas en la historia nacional; permitiendo en primer lugar conocer la existencia de algunos Archivos –que por su característica de acceso restringido, privado o autónomo- no son divulgados como tales; y, por otro lado, informa a los interesados acerca del tipo de documento que se resguarda y sus fechas extremas; elementos básicos para los investigadores al emprender la búsqueda de fuentes documentales.

La capacitación, a través de talleres y encuentros anuales -acompañada de la entrega de material pertinente- a personas que laboran en los distintos archivos, ha logrado hacer conciencia en las entidades de la necesidad de conservar adecuadamente los documentos producidos en el quehacer institucional, con miras a conservar viva su memoria histórica y a la transparencia de su accionar. En otro sentido -no menos importante- estos encuentros han propiciado la necesidad de formación en el campo de la archivística al personal que labora en éstos, al mismo tiempo que ha elevado la motivación en el quehacer diario, incidiendo en la sensibilización de otras áreas de la organización.

En la actualidad, algunos técnicos que laboran en estos archivos y que participaron de las capacitaciones dentro del Censo-Guía, han cursado posteriormente –con la ayuda de las instituciones para la cual laboran o asumiendo los costos de forma particular– algún Diplomado en Gestión de la Información o están cursando la licenciatura en Gestión de la Información, ofrecida recientemente por la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua (UNAN-Managua).

Además del material relacionado a temas archivísticos donados en las capacitaciones realizadas de este proyecto, se ha proporcionado algunas publicaciones de importancia en los Archivos, como: Prevención de Desastres en Archivos y Bibliotecas; Los Archivos en América Latina (Informe Experto sobre la situación de los Archivos en América Latina), donados por la Fundación Histórica Tavera de España, para este fin, entre otros títulos relacionados con la organización, preservación, técnicas archivísticas, importancia de los archivos de gestión, entre otros.

Los encuentros con autoridades superiores de distintas instituciones públicas y privadas; a fin de compartir las experiencias del proyecto, sensibilizar sobre el valor de proteger la memoria institucional y buscar el reconocimiento de la profesión archivística o de gestor de documentos; ha tenido un impacto significativo. Como resultado, se ha mostrado interés en mejorar y fortalecer los recursos materiales y humanos en las áreas de archivo, y en aquellos casos donde el Archivo no constituye una sola unidad administrativa -encontrándose diseminados en distintos depósitos- se han realizado esfuerzos para su constitución y posterior asignación de recursos de cara al futuro.

Producto de estos encuentros, se ha logrado avanzar, en la parte legal de los archivos a nivel institucional; ejemplo de ello, es el Archivo Municipal de Diriomo, donde una importante documentación histórica estaba resguardada en depósitos no apropiados. Así logramos su traslado a un mejor sitio, garantizando la constitución del Archivo -por Acuerdo del Concejo Municipal- y la contratación de un profesional en el campo de la historia.

Algunas dificultades

Algunas dificultades –superadas en la marcha- están relacionadas con el temor y la preocupación de las organizaciones que custodian la documentación, al permitir el acceso a sus instalaciones y memorias, principalmente aquellos archivos –que por su quehacer- no son de acceso público.

En la parte técnica, las dificultades han estado enfocadas en la ausencia de cuadros de clasificación e inventarios y de un grado óptimo de organización de la documentación; otro aspecto –presentado en algunos de los archivos censados- es que algunos fondos han ingresado a los archivos y depósitos en forma desordenada.

Conclusiones y recomendaciones

El proyecto Censo-Guía ha permitido avanzar considerablemente hacia la preservación consciente del documento en algunas instituciones, lo cual ha implicado una preocupación por la organización de éstos, mediante tareas planificadas. Aunque aun no es posible hablar del despertar de una cultura documental -queda mucho trabajo por hacer para lograrlo- sí se puede notar la puesta en práctica de algunos elementos que contribuyen a la conservación de la memoria histórica de las diversas instituciones. Es importante destacar el progreso en cuanto al convencimiento de la difusión y acceso al público de los archivos. Ante esta situación, se hace imprescindible el acompañamiento sistemático y la continuidad de las capacitaciones dirigidas al personal técnico.

Además del desarrollo de este proyecto, no son desconocidas otras acciones realizadas por otras organizaciones nicaragüenses en función del desarrollo de los archivos, así como el esfuerzo realizado por el Archivo Nacional, como institución rectora de la archivística nacional. Ante este trabajo particular, se hace necesario unir esfuerzos a fin de impulsar iniciativas –legales, de infraestructura, de organización, de recursos materiales y capacitación– dirigidas a la búsqueda de ese futuro deseado para nuestra memoria.

Es de importancia que las autoridades de instituciones públicas y gobiernos locales, procuren que los archivos centrales, sean previstos con el espacio, los medios, personal profesional a fin a la archivística e independencia como una unidad administrativa. Con el trabajo adecuado de éstos, se tendrá la seguridad de que la documentación pública será expurgada y organizada de una manera apropiada. En el caso de los puestos de archivo, no valorados en toda su dimensión, se hace necesario considerarlo como un aspecto básico, a fin de poder contar con un personal capacitado.

Este proyecto ha sido una experiencia positiva, no solamente en el cumplimiento de los objetivos previstos, sino también por la información que de él se puede obtener para servir de base a otros trabajos de descripción y catalogación; acciones pendientes en una buena parte de nuestros archivos.

* Ligia Madrigal es Secretaria de la Academia de Geografía e Historia de Nicaragua.